TibiQ Holding SE zastřešuje několik firem, které společně řeší stovky přijatých faktur měsíčně. ETIS jim faktury centralizuje, podle přesných pravidel je nasměruje ke správným schvalovatelům a ti je pohodlně odbaví v mobilní aplikaci. Vše je obousměrně propojené s účetním softwarem.
"Faktury už nikdo neposílá mailem sem a tam. Cinkne notifikace v mobilu, člověk klikne — a v účetním softwaru je hotovo."
TibiQ potřeboval jedno místo, kde uvidí všechny přijaté faktury napříč holdingem, jasná pravidla pro to, kdo co schvaluje, a pohodlný způsob, jak odbavit schvalování odkudkoli. ETIS faktury automaticky stahuje z účetního softwaru, podle nastavených pravidel osloví správné lidi a když je faktura ve finálním stavu — schválená nebo zamítnutá — vrátí výsledek zpět. Účetní software zůstal jediným zdrojem pravdy, ale všechno okolo schvalování se přesunulo do ETIS a jeho mobilní aplikace.
Před nasazením ETIS řešil TibiQ Holding několik typických bolestí holdingové struktury:
Každá firma v holdingu měla vlastní tok faktur — chyběl jeden centrální přehled.
PDF přílohy, přeposlané maily a chybějící odpovědi. Nebylo jasné, u koho faktura zrovna leží.
Kdo má co schvalovat podle částky, střediska nebo typu dokladu — to se řešilo ad hoc.
Schvalovatelé byli na cestách a k počítači se dostali často až večer. Faktury čekaly.
Stav schválení se ručně poznamenával do účetního softwaru — s rizikem chyb a zpoždění.
Kdo, kdy a proč fakturu schválil nebo zamítl — bez systému se to hledalo těžko.
ETIS jsme postavili jako centrální schvalovací vrstvu nad účetním softwarem. Data tečou automaticky, lidé řeší jen to podstatné:
ETIS si přijaté faktury sám stahuje z účetního softwaru — bez ručního nahrávání.
Podle firmy, částky, střediska nebo typu dokladu ETIS ví, koho a v jakém pořadí oslovit.
Push notifikace, náhled faktury, jedno klepnutí — schválit nebo zamítnout s komentářem.
ETIS provede fakturu celým workflow: vedoucí, controlling, jednatel — přesně podle pravidel dané firmy.
Jakmile je faktura ve finálním stavu, ETIS výsledek vrátí zpět do účetního softwaru.
U každé faktury je vidět, kdo, kdy a s jakým komentářem provedl každý krok.
Výsledkem je jedno místo pro schvalování celého holdingu — účetní software zůstává jádrem účetnictví, ale schvalovací proces žije v ETIS a v mobilech konkrétních lidí.
Nasazení ETIS znamenalo pro TibiQ Holding měřitelné zrychlení a výrazně méně manuální práce:
Faktury se z čekáren v mailech přesunuly do mobilu — schvalovatelé je odbavují okamžitě po notifikaci.
Finanční tým vidí stav všech faktur napříč firmami v jednom rozhraní.
Sync mezi ETIS a účetním softwarem běží automaticky — data se nikde nezadávají dvakrát.
PDF přílohy, přeposílání a hledání odpovědí zmizely. Vše je v jednom systému.
Každý krok schválení má autora, čas a případný komentář — kdykoli k dohledání.
Když do holdingu přibude další firma, stačí ji zapojit do stávajícího workflow.
TibiQ Holding SE je ukázkou toho, jak ETIS dokáže sedět nad existujícím účetním softwarem a převzít celou schvalovací vrstvu.
Klíčem bylo přenést schvalování tam, kde lidé skutečně jsou — do mobilu — a přitom nechat účetní software jako jediný zdroj pravdy pro účetnictví.
Faktury se dnes v holdingu neřeší v mailech ani v tabulkách. Cinkne notifikace, člověk klepne — a účetní o výsledku ví automaticky.
Ukažte nám váš tok faktur a účetní software. Navrhneme, jak schvalování přenést do ETIS a mobilu.