Dokumenty

 

Vytváření a evidence libovolných dokumentů
na míru a bez námahy

Dokumenty

  • Inteligentní evidence všech Vašich smluv s dodavateli, klienty, zaměstnanci… ale i směrnic, metodik a dalších libovolných dokumentů
  • Sledujeme relevantní parametry dokumentů, které můžete vyhodnocovat
  • Životní cyklus dokumentů odpovídající Vaší firmě a typu dokumentu
  • Detailní řízení oprávnění uživatelů
  • Sledování přečtených dokumentů

Generování na míru

  • Vaše vlastní logika generování dokumentů
  • Detailní seskládání částí dokumentů do komplexního celku, podle toho, jaké parametry zaškrtáte
  • Automatické generování úplných dokumentů v PDF a MS Word podle Vašich pravidel
  • Automatické vyplňování PDF šablon podle Vašich pravidel
  • Editace souborů MS Office přímo v ETISu

Bez námahy

  • Logiku seskládání dokumentů definujete přímo v ETISu a můžete ji kdykoli svobodně upravovat v přehledném diagramu
  • Hlídání termínů smluv a dokumentů
  • Systém upozroňování uživatelů na důležité informace
  • Schvalovací proces (postupný i hromadný)
  • Hlídání plnění smluv

Vyhodnocení

  • Vyhodnocování dat v reálném čase
  • Vyhodnocování podle konfigruace a vlastností dokumentů
  • Sledování vývoje stuktury, typů i vlastnostní smluv
  • Revoluční dynamické analyzování dat na základě fulltextového vyhledávání.
  • Absolutní svoboda tvorby vlastních analýz – tabulek i kontingenčních tabulek a grafů

Jak snadno se vytváří dokumenty

když Vám jde ETIS naproti

 

 

V rámci tohoto řešení máte možnost evidovat libovolné dokumenty. Velmi jednoduše díky dalším funkcionalitám stejně tak vyřešíte sledování jejich platností, schvalování, přečtení a nejrůznější další potřeby.

  • Dokonalá evidence nejrůznějších typů dokumentů – od smluv až po interní směrnice.
  • Dokumenty můžete evidovat i s jejich vlastnostmi – tedy konkrétními atributy, které se dokumentů týkají. Ty pak můžete různě vyhodnocovat a v neposlední řadě nad nimi modelovat Vaše procesy – např. zajistit tak jejich schvalování v podobě Vámi nadefinované firemní hierarchie.
  • ETIS rovněž pohlídá platnost dokumentů, pohodlně Vás provede schvalovacím procesem dokumentu, připomene Vám, pokud k dokumentu něco chybí apod.
  • Můžete nahrávat libovolné soubory.
  • K dokumentům můžete přidávat komentáře i emaily.
  • ETIS automaticky sleduje celou historii změn.

 

 

Přehled všech Vašich uzavřených smluv:

  • Nejrůznější typy smluv – Smlouva o dílo, Kupní smlouva, Licenční smlouva …
  • Každý typ smlouvy zobrazuje pouze takové vlastnosti polí, které se k dané smlouvě váží.
  • V ETISu máte možnost generovat smlouvy ve formátech MS Word nebo PDF, které budou vždy předvyplněné podle údajů z ETISu.
  • ETIS Vám přináší schvalovací proces při přípravě smlouvy, automatická hlídání platnosti smluv, nejrůznější typ notifikací, úložiště na libovolné soubory, možnost komentářů jednotlivých odpovědných uživatelů k přípravě, vyhodnocení …
  • Můžete si zcela svobodně upravovat pravidla a celou logiku, jak se mají smlouvy generovat.
  • Můžete si v souladu např. s novou legislativou svobodně přidávat vlastní smlouvy s kompletním obsahem ke generování.
  • Dokumenty MS Word můžete editovat rovnou v ETISu, aniž byste je museli stahovat.

 

 

Aplikace Správce souborů umožňuje spravovat soubory – a to jak přímo na záznamech, tak obecně Vaše soukromé soubory. 

  • Nahrávejte libovolné soubory.
  • Chová se a vypadá tak, jak jste všichni zvyklí.
  • Vybrané typy souborů máte možnost prohlížet přímo v systému – obrázky, video, audio, PDF apod.
  • Každý uživatel má svůj osobní prostor pro nahrávání souborů.
  • Soubory MS Office můžete editovat přímo v systému.
  • Sdílejte soubory a složky s ostatními uživateli systému – s možností volby oprávnění k přístupu k nasdíleným souborům a složkám.

 

Představte si, že můžete jedním kliknutím mít vytvořeny všechny potřebné dokumenty. 

ETIS umí seskládat a vyplnit dokument podle libovolně definované logiky, tudíž Vám připraví zcela hotový, na míru seskládaný dokument s relevantně vyplněnými údaji – samozřejmostí je správné formátování finálního dokumentu.

  • Generování souborů ve formátu MS Word a PDF.
  • Můžete mít úplně vlastní logiku pro seskládání dokumentu – v přehledném diagramu určíte, jak má finální dokument vypadat.
  • ETIS také umí vyplňovat Vaše hotové PDF dokumenty.
  • ETIS samozřejmě do dokumentu vyplní libovolná data ze systému (např. údaje o Klientovi, vlastnostech Smlouvy apod.)
  • Kdykoli můžete pravidla pro generování dokumentu zcela svobodně a prakticky obratem změnit.

 

 

Chcete mít potvrzené, že Vaši pracovníci se opravdu seznámili s Vašimi dokumenty a směrnicemi? ETIS to za Vás vyřeší naprosto jednoduše.

  • Pro libovolný dokumenty (nebo celé složky) si můžete nastavit, že je Vámi vybraní pracovníci musí přečíst.
  • ETIS dané pracovníky upozorní, aby si přečetli dokument a zároveň jim i pošle email s odkazem na otevření dokumentu. 
  • ETIS dále sleduje, kdo opravdu otevřel dokument a eviduje to. Dává Vám tak kompletní přehled, kdo už dokument přečetl a kdo ne.
  • Stejně tak, jakmile do takto nastavené složky nahrajete jakýkoli další dokument, ETIS hned ví, kdo má přečíst tento dokument a tyto pracovníky informuje.

 

 

Chcete s klienty sdílet vybrané citlivé soubory? Nebo je jen prostě nechcete posílat emailem? To Vám vyřeší ETIS.

Geniální funkce na předávání citlivých souborů s ohledem na GDPR.

  • Libovolné soubory nebo celé složky – to vše můžete sdílet s Vašimi Klienty – a to, aniž by měli přístup do ETISu!
  • ETIS vygeneruje unikátní URL a Heslo pomocí kterého může kdokoli přistoupit k Vámi sdíleným souborům.
  • Webové prostředí podporuje náhledy na soubory typu pdf, obrázků, videa či zvuku.
  • Klient Vám může skrz toto webové rozhraní velmi jednoduše nahrát libovolné soubory, které se OKAMŽITĚ objeví v ETISu.
  • Skutečně mimořádné zabezpečení. Používáno ve společnostech F500!

 

 

Přímo z emailového klienta GMAIL můžete připnout jakýkoli email do systému.

  • Jakýkoli email můžete připnout k jakémukoli záznamu v ETISu.
  • Emaily se OKAMŽITĚ objevují v ETISu.
  • Na záznamu se objeví i přílohy souborů z emailů.
  • Připínání podporuje oprávnění, tudíž uživatelé vidí jen emaily připnuté k takovým záznamům, na které mají oprávnění.
  • Úplné udržení historie komunikace & přehled o situaci pro Vaše kolegy.

Podívejte se na video

 

Na kliknutí

 

Můžete si nechat připravovat libovolné dokumenty, které běžně používáte. Je to jen otázka jednoho kliknutí. 

ETIS umí generovat a vyplňovat dokumenty podle libovolné logiky. Takže vždy dodrží Vaše firemní postupy. Vše bude zaevidované a dohledatelné. A navíc, ETIS pohlídá i platnosti Vašich dokumentů a jejich další procesy.

S přehledem

 

S námi budete vždy vědět, jak si stojí Vaše dokumenty a smlouvy.

Hned budete vidět, co čeká na zpracování, kolik jich bylo už připraveno, které dokumenty končí a které se obnovují…

Můžete i vytvářet libovolné přehledy na základě vlastností dokumentů. 

Dejte Vaší firmě technologie budoucnosti

733 611 200

605 432 076

         Encore Technologies s.r.o., Blachutova 930/2, 196 00, Praha 9

         IČO: 24267473

         DIČ: CZ24267473

Napište nám a my se Vám obratem ozveme